SAMENWERKEN BINNEN TU

Teams: een kwestie van doen!

Kirsten de Jong

Ambassadeur Inkoop ET Kirsten is samen met Robert Bosman ambassadeur binnen Inkoop ET en begeleidt in die rol haar eigen collega’s in het gebruik van Teams. Zo heeft vrijwel elke afdeling binnen TU een eigen ambassadeur.

Samenwerken op afstand: dé nieuwe uitdaging in 2020 met ‘dank’ aan de pandemie. Maar ook zonder corona zouden we over zijn gegaan op Teams. Het project Samenwerken binnen TU stond al in de steigers en is met nóg meer urgentie van start gegaan. Doel: digitaal, veilig en over de silo’s heen samenwerken in Teams.

Jeroen Bos

Commercieel specialist VK Alkmaar Jeroen geeft al vanaf het begin de basis-Teams-trainingen aan collega’s in het land, samen met Quincy Delil, Susan Mitchell en Justine Warmerdam/Long Ly. In 2020 is het Centraal Kantoor getraind, in 2021 volgen Verkoop en Logistiek.

Een interview met Kirsten en Jeroen

Hoe is Teams in jullie leven gekomen? Kirsten: “Toen we afgelopen jaar gingen thuiswerken zijn we bij Inkoop begonnen met dagstarts via Teams. Van negen tot half tien even de dag doorspreken, kijken waar je tegenaan loopt. Verder hebben wij ook de jaarafspraken ingevoerd in de Planner, zodat je precies kunt zien met welke leveranciers gesprekken zijn geweest, welke punten zijn afgerond. Een andere afdeling werkt al met prijsmutaties in de Planner.”

Jeroen: “In maart nam Teams natuurlijk een enorme vlucht. We gingen veel communiceren in de chat-omgeving. Het contact met collega’s in het cluster verloopt directer en soepeler via Teams. Dat merk ik ook met Inkoop en Voorraadbeheer. Je stuurt gewoon even een printscreen via de chat en daar kan dan meteen op gereageerd worden. Een mail sneeuwt makkelijker onder.”

Kirsten: “Een groot voordeel is ook het scherm delen. Bij vergaderingen, maar ook als je ergens tegenaan loopt en je hebt even hulp nodig van een collega.”

Samenwerken in documenten is de volgende stap… hoe gaat dat bij jullie? Kirsten: “Binnen Inkoop Support ET gebruiken we samen één bestand waarin we samenwerken. Dat werkt voor ons heel goed. Maar: nadat bij Inkoop iedereen was getraind en we wilden overstappen op Teams, zagen we dat alle productgroepen anders werkten. We hebben daarom eerst de tijd genomen om met elkaar een uniforme werkwijze en mappenstructuur te bepalen.”

Jeroen: “Binnen Verkoop zijn de trainingen pas in 2021 van start gegaan. Als hier documenten werden gedeeld, gebeurde dat nog vooral vanuit de MVK of de Verkoopleider. Bellijsten worden bijvoorbeeld nog gedeeld vanuit de Onedrive of e-mail in plaats van Sharepoint. Wat dat betreft zitten we hier echt nog in het leerproces, ook qua mindset.”

Hebben jullie die mindset binnen je eigen afdeling zien veranderen? Kirsten: “Nog niet bij iedereen. Sommige mensen vinden de G-schijf heel makkelijk en vinden het lastig om op een andere manier te werken. Zij zullen er uiteindelijk ook aan wennen, maar het is even een overstap. Als alles eenmaal in Teams staat gaan we denk ik flinke stappen maken.”

Jeroen: “Het gaat niet om bestanden één op één overzetten, het is echt een andere manier van samenwerken. Uiteindelijk wil je één uniforme manier van samenwerken met een bijbehorende mappenstructuur. Dat als een verkoopleider van het ene naar het andere cluster verhuist, hij of zij alles meteen kan vinden. In één cluster is daar een pilot mee gedaan, maar we zijn er nog niet.”

Kirsten: “Bij Marketing en e-Business zijn ze wel al helemaal over op Teams. Daar zijn vrijwel alle bestanden gearchiveerd en zijn ze in Teams met een schone lei begonnen. Inmiddels doen ze alles in ‘tafels’ en is het mailverkeer behoorlijk afgenomen.”

Gaan we niet vertragen als we straks weer op kantoor mogen werken? Jeroen: “Nee, het gaat alleen maar sneller. Want op een gegeven moment wordt de G-schijf gewoon dichtgezet voor bewerken en kun je er alleen nog bij om iets op te zoeken. Een ander voorbeeld is onderling over klanten of het ons bedrijf communiceren via Whatsapp, dat is niet handig als je kijkt naar de veiligheid van je gedeelde informatie. Ook dat kan je veel beter via Teams doen. En kijk naar mail: we mailen nog best veel, terwijl dat niet altijd hoeft. Wat ik voor me zie is een pop-up als je een mail hebt verstuurd: was deze mail echt nodig of had het ook via Teams gekund?”

Kirsten: “Voor sommige grote producties gaan alle feedbackrondes nog via e-mail. Met enorme bestanden die heen en weer gaan. Dat kan echt beter via Teams, dus ik zie nog veel mogelijkheden voor vooruitgang.”

Hoe kijken jullie terug op 2020? Kirsten: “Ik kijk positief terug, we hebben veel stappen gemaakt, maar er zijn ook nog veel stappen te zetten. Bij Inkoop hebben we het nog minder goed voor elkaar dan bijvoorbeeld Marketing. Maar we weten wat de basis is en hoe we het kunnen maken.”

Jeroen: “Collega’s zaten echt op de trainingen te wachten. De houding verschilde per afdeling voor wat betreft de verandering. Maar uiteindelijk ging iedereen de training uit met het gevoel van: ik heb iets geleerd.”

Kirsten: “Wat ik wel veel heb teruggekregen is dat én de overgang naar de nieuwe systemen én de overgang naar Teams wel veel tegelijk is. Maar iedereen begrijpt dat beide veranderingen nodig zijn. Ik weet zeker dat iedereen beseft dat Teams handig is. Een aantal collega’s moet extra begeleiding hebben, maar ik denk dat het straks gewoon een kwestie is van DOEN.”

Meer weten over Samenwerken binnen TU?

“Ik kijk positief terug, we hebben veel stappen gemaakt.”