Corona Implementatieteam


‘Het was een rollercoaster’

Toen bleek dat corona voorlopig een blijvertje was, zag het Corona Implementatieteam (CIT) het licht. Een multidisciplinair team met als doel om de organisatie aan te passen aan ‘het nieuwe normaal’. En daarmee collega’s zo goed mogelijk te beschermen tegen het virus.

Marie-José Tijssen (directeur HR&IC en voorzitter CIT), Nico Boerman (Manager Beveiliging & BHV) en Paul Schnitker (Manager Formulebeheer) blikken terug op een dynamisch, leerzaam en ook spannend jaar.

'Wat dachten jullie toen corona zich aandiende in Nederland?'


Paul: “Ik dacht: dit gaat doorrollen. We hadden wintersport gehad en carnaval en je zag de beelden uit China en Bergamo in Italië.”

Marie-José: “Ik was optimistischer. Ik dacht: we krijgen dit wel onder controle. Italië leek ver weg. Maar ik dacht ook: als dit doorzet, dan gaan we het als Technische Unie voor onze kiezen krijgen.”

Nico: “Ik had vooral vertrouwen in de overheid en dacht: dit is Nederland, we hebben een goede gezondheidszorg, komt wel goed. Nu weten we wel beter...”

Wat zagen jullie als de grootste mogelijke impact van corona voor TU?


Marie-José: “Mogelijke uitval in de DC’s en vervolgens niet meer kunnen leveren, dat was het worst case scenario.”

Paul: “We hadden natuurlijk ook net de staking gehad, de gevolgen daarvan waren nog voelbaar. In de SC’s was daarnaast veel onzekerheid: de collega’s stonden voor hun gevoel midden in het coronagevaar.”

Nico: “De vraag was sowieso: kún je wel doorwerken? Hoe bescherm je je mensen? Moeten we mondkapjes gaan dragen? Moet iedereen die thuis kan werken, thuis gaan werken? Er waren zo veel vragen.”

Silo-overschrijdend De eerste weken van de lockdown, die medio maart inging, stonden in het teken van crisismanagement. Een klein gezelschap van vooral MT-leden had dagelijks contact over de stand van zaken en acties. Tot duidelijk werd: corona is een blijvertje. Nederland werd een anderhalvemetersamenleving. Die moest ook binnen Technische Unie vorm gaan krijgen en daar kwam op 18 mei het Corona Implementatieteam in beeld.

Hoe werkt het Corona Implementatieteam?


Marie-José: “Ik dacht: dit moet je silo-overschrijdend aanpakken. Toen hebben we dit multidisciplinaire team opgezet met collega’s van Interne Communicatie, IT, HR, Formulebeheer om de SC’s aan te haken, Beveiliging, Facility, en onze eventmanager vanwege zijn talent voor coördineren en organiseren. Iedereen draagt bij vanuit zijn of haar eigen competenties, we nemen gezamenlijk beslissingen en voeren die uit. Daarbij hebben we een volledig mandaat vanuit het MT om te doen wat we moeten doen.”

Welke acties hebben we van jullie kunnen zien?


Nico: “Met name in de eerste periode hebben we zo veel gedaan. Alleen al als ik naar de DC’s kijk: signing en bebording opgezet en ook extra handdoekrollen geregeld, schoonmaakmiddel, mondmaskers: allemaal spullen waar een enorme run op was. Daarnaast ook alle informatie gebundeld op tu.nu, boekjes met gedragsregels gemaakt…”

Marie-José: “Toen het thuiswerken opkwam moesten er plotseling een heleboel laptops komen. Daar heeft IT keihard aan gewerkt. We hebben ook een eigen mailbox opgezet, voor vragen over corona. Daar kwamen de eerste periode tientallen vragen per week in binnen. Alles werd gelezen en binnen een dag beantwoord.”

Paul: “De SC’s hebben we razendsnel kunnen voorzien van kuchschermen, routing, stickers, noem maar op. Mooi vond ik de campagnelijn die Vormgeving heeft opgezet, waardoor we op alle locaties duidelijk en aansprekend de regels konden communiceren.”

Marie-José: “Die signing, daar is goed over nagedacht. We zijn niet als een gek kriskras allemaal bordjes en stickers op gaan hangen en plakken. We hebben de tijd genomen om er eenheid in aan te brengen en goed te doseren. Wat we hebben neergezet is duidelijk, zichtbaar en in één lijn.”

Nico: “Daar hebben we bij de bezoeken van de GGD ook echt voordeel mee behaald omdat ze duidelijk konden zien wat we hadden gedaan.”

Marie-José: "En al die tijd hebben we heel secuur de aantallen positief geteste collega's bijgehouden en gerapporteerd aan het MT, met hulp van het meldteam. Dat heeft ons goed geholpen om de juiste acties te ondernemen."

Wanneer werd het spannend?


Nico: “Toen we in augustus een telefoontje kregen van de GGD dat er een clusteruitbraak was in DC Alphen. Ik dacht: nu hebben we de poppen aan het dansen. De pers dook erop en Jan Ferwerda had contact met de burgemeester. Gelukkig doofde het cluster snel uit.”

Marie-José: “Eind van het jaar hadden we een vergelijkbare situatie op verkoopkantoor Emmen, dat was ook spannend. Ook daarover is contact geweest met de GGD. En ook daar konden we aantonen welke maatregelen we allemaal hadden genomen.” Nico: “Toen de besmettingen weer opliepen in het najaar hebben we de coronameldingen geautomatiseerd en het meldteam opgericht met IC en twee HR-adviseurs. Bij elke melding kunnen we razendsnel communiceren en schakelen, bijvoorbeeld door een diepreiniging te organiseren of een snelteststraat op te zetten. Dat meldteam is van grote waarde gebleken.” Marie-José: “De tweede lockdown in oktober, die vond ik ook spannend. Na de zomervakantie merkte ik bij veel mensen dat ze niet waren uitgerust. Iedereen was moe. En dan moet je wéér in een lockdown. Met de kinderen thuis en al dat werk met de oplopende orders en de transformatie in volle gang… Hoe houden we dat vol? Hoe groot is onze veerkracht? Dat vind ik nog steeds spannend.” Paul: “Dat herken ik ook. Het was vreselijk hollen, de werk-privébalans was volledig zoek. De eerste week van de kerstvakantie heb ik 11 uur per nacht geslapen.”

Met welk gevoel kijken jullie terug op 2020?

Nico: “Het was spannend en leerzaam. Ik heb geleerd dat we multidisciplinair heel snel en effectief, en ook op een léuke manier tot besluiten en uitvoering konden komen. Die snelheid vind ik echt verfrissend.”

Marie-José: “Het was een rollercoaster maar daar houd ik wel van. Als mens ben ik bij veel mensen dichterbij gekomen, ik spreek met collega’s en we delen emoties. Ik ben ook trots op de manier waarop we ons hier doorheen slaan. En op het feit dat we snel hebben gedigitaliseerd en thuiswerken normaal is geworden. Door corona zijn we een moderner bedrijf geworden.”

Paul: “Ik kijk terug met gepaste trots. Hoe we toch met elkaar de schouders eronder hebben gezet, dat we er in de SC’s elke dag weer stonden om onze klanten te bedienen. Ik kijk ook nederig terug: niet alles is maakbaar. De mentor van mijn dochter is aan corona overleden, dus je realiseert je ook wat het doet.”

Marie-José: “En ook trots op het Corona Implementatieteam. Heel no nonsense en dedicated, er zijn geen ego’s. Het is gewoon een besluit nemen en knallen.”